Introduzione
Hai deciso che un nuovo sistema di Revenue Management è lo strumento giusto in cui investire per la tua organizzazione.
Anche se il concetto non è sorprendente – dopo tutto, è difficile contestare risultati come il miglioramento del RevPAR, l’aumento dell’occupazione e il significativo risparmio di tempo grazie all’automazione – far sì che i principali responsabili delle decisioni all’interno dell’organizzazione giungano alla stessa conclusione non è sempre un compito semplice.
Con ogni probabilità, nella lista dei desideri della tua azienda ci sono diversi interventi di miglioramento e di investimento. Per portare la tecnologia di revenue management in cima a questa lista, dovrai costruire un caso aziendale che spieghi in modo convincente perché il ROI di un RMS rende tale investimento decisamente vincente.
La preparazione di un caso aziendale può intimorire ma noi siamo qui per aiutarti a renderla il più semplice possibile. Continua a leggere per una guida completa alla costruzione di un caso aziendale relativo all’RMS.
Che cos’è un caso aziendale e perché mi serve?
Un caso aziendale è semplicemente un documento o una presentazione formale che illustra le ragioni alla base di un investimento o di un’iniziativa.
Se ben condotto, un caso aziendale potrà:
- Delineare obiettivi e benefici
- Dimostrare il ROI dell’investimento
- Individuare i rischi e il modo in cui possono essere ridotti al minimo
- Facilitare il processo decisionale
- Assicurare i finanziamenti e il consenso delle parti interessate
In definitiva, lo sviluppo di un caso aziendale è un esercizio per dimostrare alle figure chiave decisionali della tua organizzazione che hai fatto le tue ricerche e che hai riflettuto a fondo sulla soluzione proposta.
I dirigenti e gli altri soggetti interessati devono disporre di un piano che tenga conto di tutti gli aspetti, dall’individuazione della soluzione corretta ai processi di implementazione e integrazione della stessa. Considerando i cambiamenti o gli effetti generali che possono derivare da un investimento di questo tipo, è importante prevedere il contributo dei vertici aziendali, per arrivare fino agli utenti finali dell’azienda.
Con il giusto approccio (e il giusto fornitore), gli albergatori possono rendere il processo il più fluido possibile. Se curi il lavoro di preparazione, aumenterai le tue possibilità di approvazione.
Ostacoli più comuni all’investimento in un RMS
Per costruire un caso aziendale efficace e convincente a favore di un RMS è necessario innanzitutto capire che cosa potrebbe preoccupare le parti interessate quando valutano la tua proposta. Anche se non è possibile tenere conto di tutte le preoccupazioni o rispondere facilmente ad esse, la conoscenza di ciò che può interessare la leadership della tua organizzazione ti aiuterà ad adottare un approccio più adeguato.
Tra gli ostacoli più comuni figurano:
- I costi (sia quelli iniziali di implementazione che quelli costanti di sottoscrizione)
- Le preoccupazioni relative alla fungibilità o alla curva di apprendimento da parte del personale
- I sistemi ereditati dallo schema tecnologico esistente e la loro capacità di integrarsi con una nuova soluzione
- La mancanza di un consenso più ampio da parte del personale
- Le preoccupazioni relative all’interruzione dell’attività durante l’implementazione
- Le limitazioni di budget o le priorità di investimento concorrenti
- La mancanza di dimestichezza con gli strumenti di revenue management o di comprensione del valore dell’RMS
Le indicazioni di cui sopra sono solo dei punti di partenza: è possibile che, nel momento in cui inizi a costruire il caso e a tenere i primi colloqui con le parti interessate, incontri degli ostacoli specifici per la situazione della tua struttura. Il punto chiave è avere una solida comprensione del contesto che accompagna la tua proposta, in modo da essere preparato ad affrontare questi ostacoli nel miglior modo possibile.
“Avere un RMS automatizzato mi ha davvero aiutata a dedicarmi di più alla strategia. Posso ora vedere rapidamente lo scenario generale e trascorrere più tempo ad occuparmi di altre cose, come il marketing e l’ottimizzazione della nostra presenza online”.
Come dimostrare l’impatto aziendale di un RMS
Sistemi avanzati di revenue management automatizzato come G3 RMS possono avere un impatto rivoluzionario sulla tua azienda. Questo strumento incrementa l’efficacia del dipartimento commerciale e del revenue attraverso l’elaborazione dei dati e l’implementazione di decisioni per l’ottimizzazione del revenue in modo più rapido ed efficace di quanto possano sognarsi gli albergatori che si affidano al solo lavoro manuale.
In tutto il mondo e in strutture alberghiere di ogni tipo, dimensione e modello operativo, G3 RMS ha costantemente migliorato il RevPAR, l’occupazione, la durata del soggiorno, l’ADR, l’efficienza e, soprattutto, la redditività complessiva. È facile capire come ciò possa interessare i decisori della tua organizzazione ma dovrai fornire alcuni esempi concreti.
Come costruire un solido caso aziendale sull’uso di un sistema di revenue management per hotel
Una volta individuati gli ostacoli comuni e con una visione chiara dell’obiettivo che si intende conseguire con il caso aziendale, è il momento di rimboccarsi le maniche e iniziare. Partire da zero può sembrare scoraggiante, ma questa guida e il nostro business case starter kit interattivo ti aiuteranno a suddividere il progetto in parti agevoli da realizzare.
Trova un dirigente che faccia da promotore
La presentazione di un RMS ai colleghi funziona meglio quando puoi reclutare sostenitori influenti che supportino la tua causa. Chiediti: “Chi posso individuare come membro lungimirante di livello senior della mia organizzazione che ha le maggiori probabilità di sostenere un RMS?” Quella è la persona che devi avere dalla tua parte.
Tuttavia, la presenza di un leader senior ben disposto è solo l’inizio. Questo sponsor deve anche avere una linea di comunicazione diretta con la persona responsabile della decisione finale.
Una volta che hai trovato il tuo sponsor, puoi iniziare a darti da fare. Ma non fermarti qui. Se possibile, cerca un altro sostenitore o due. Trovare questi sostenitori aggiuntivi ti consentirà di affinare il business case e di identificare i punti deboli delle tue argomentazioni.
Individua gli stakeholder che trarranno vantaggio da un RMS
Naturalmente, come minimo tutti i membri dell’organizzazione beneficeranno indirettamente dei ricavi aggiuntivi e dei miglioramenti in termini di efficienza che il sistema di revenue management contribuirà ad apportare. Ma non tutti ne beneficeranno direttamente.
Se riesci a identificare gli stakeholder principali che trarrebbero maggiore vantaggio dall’implementazione di un RMS, sei sulla buona strada per costruire un caso aziendale solido. L’elenco esatto dipenderà dalla struttura della tua organizzazione e dalle caratteristiche che stai prendendo in considerazione, ma tra i potenziali beneficiari più comuni ci sono:
- Direttori generali
- Direttori commerciali
- Responsabili operativi
- Direttori strategici
- Direttori vendite e marketing
- Direttori finanziari
- Analisti aziendali
Maggiore è il numero di individui e divisioni aziendali che riesci ad individuare come beneficiari diretti di uno strumento di revenue management, meglio è. Si tratta di una sfida a base di numeri, che serve a dimostrare come l’investimento produca valore per un più ampio gruppo di persone.
Dimostra la necessità, non il desiderio di avere un RMS
La determinazione del budget richiede la definizione delle priorità e se i decisori della tua organizzazione considerano un RMS come un lusso o una spesa che al massimo offre qualcosa di “piacevole”, la tua proposta corre il rischio di essere eliminata dalle priorità. Quando i fondi sono limitati, è importante evidenziare il valore che una nuova soluzione comporta.
Il tuo compito come sponsor del progetto è quello di far capire agli altri che un sistema di revenue management è davvero una necessità—non un desiderio. Dopo tutto, i tuoi concorrenti molto probabilmente usano sistemi di revenue management e in questo modo stanno incamerando una gran quantità di ricavi extra. Queste maggiori entrate vengono impiegate per la gestione degli annunci, la creazione di campagne di marketing e la divulgazione dei loro successi. E non sono clienti qualsiasi – sono i TUOI clienti.
Perché lasciare che i tuoi concorrenti prendano il sopravvento? Usa la loro decisione di scegliere un sistema di revenue management come la tua motivazione per adottarne uno. Sfrutta a tuo vantaggio la paura di essere tagliati fuori (FOMO). Siamo animali sociali e in genere non ci piace essere tagliati fuori da qualcosa, soprattutto quando è il nostro benessere (e la nostra quota di mercato) a essere messo a rischio.
Ecco alcune tattiche per dimostrare questa necessità:
Usa un sondaggio per raccogliere il feedback dai membri dei team interni (vendite, marketing, attività, ecc.) direttamente influenzati dal revenue management e chiedi loro qual è il loro livello di fiducia nelle vostre prassi attuali di revenue management. Chiedi loro che effetti hanno i vostri sistemi attuali sui loro reparti. E infine chiedigli di dare un punteggio al loro livello di soddisfazione relativo al processo e agli strumenti attuali.
Trova uno studio di settore credibile su una pubblicazione che parli del valore di un sistema automatizzato di revenue management: le statistiche di questi studi devono essere molto chiare per supportare adeguatamente il tuo caso. Alcuni eccellenti punti di partenza sono Skift Research, Phocuswright, CBRE e Smith Travel Research (STR).
Fatti un’idea di quale potrebbe essere il ROI, o meglio ancora il ROU, con il passaggio a un sistema di revenue management.
Trova un esempio concreto che dimostri i vantaggi apportati da un RMS a una struttura come la tua.
Mostra come l’RMS si inserisca nella strategia aziendale dell’organizzazione
Se elenchi i vantaggi e le statistiche dell’adozione di un sistema di revenue management, è già un ottimo inizio. Ma per rendere il tuo caso aziendale inattaccabile, è necessario specificare in che modo un RMS supporterebbe la strategia commerciale specifica e complessiva dell’organizzazione e dimostrare di aver riflettuto sulla sua implementazione. Devi iniziare delineando lo scopo e l’obiettivo del tuo sistema automatizzato di revenue management.
Inizia definendo ciò che un sistema di revenue management può realisticamente ottenere e chiediti:
- Su quali progetti aziendali questo strumento ci aiuterà a concentrarci?
- Quali tipi di flussi di revenue contribuirà a valorizzare?
- Quanto vogliamo che siano dettagliati tali modelli di pricing?
Ad esempio, ti servirà un RMS per gestire i flussi di revenue degli spazi dedicati a convegni ed eventi o dei ristoranti oltre alle camere d’albergo standard? Oppure la tua organizzazione ha bisogno di un sistema che gestisca solo il pricing e le previsioni per le singole camere? Magari ti serve una soluzione che abbia il supporto della reportistica e del data warehouse o una soluzione che possa anche automatizzare il budget e le previsioni. Porsi queste domande fin dall’inizio ti aiuterà a definire l’ambito del tuo progetto e a circoscrivere l’elenco dei potenziali fornitori utilizzabili.
Indipendentemente dallo scopo e dagli obiettivi che finiscono nell’elenco delle necessità, collega ciascuno di questi obiettivi alle capacità del sistema che stai prendendo in considerazione.
Individua i requisiti di funzionalità del tuo sistema di revenue management
Come direttore di progetto, devi specificare il maggior numero di dettagli possibile, in modo che il prodotto finale soddisfi i requisiti della tua organizzazione. Specificare i dettagli di ciò che il tuo RMS deve fare aiuta la tua organizzazione a scegliere un prodotto che soddisfi obiettivi di business definiti.
Quindi, quali sono alcuni dei requisiti funzionali che potresti volere in un sistema di revenue management?
Quali sono i requisiti tecnici di un RMS? Alcune domande da prendere in considerazione:
Definizione dei criteri di successo
Nessuna figura decisionale vuole sponsorizzare uno strumento che non riesce a creare un valore misurabile. Le figure decisionali hanno budget da conciliare e proprietari da tranquillizzare ed è in gioco la loro reputazione. Potrebbero non essere disposti a esporsi per una soluzione che non offre un ROI chiaro o un modo per misurare tale ROI.
Ma perché misurare un ROI quando puoi misurare un ROU?
Il miglioramento delle opportunità di reddito, o ROU, è una forma evoluta di ROI che offre una visione più accurata degli indicatori delle prestazioni chiave, come l’occupazione, la tariffa media giornaliera (ADR), il RevPAR e il revenue totale. Combinando queste unità di misura in un unico indicatore, il ROU fornisce un modo completo e fruibile per misurare il successo e l’impatto di un RMS.
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Analisi delle opzioni alternative a un RMS
Potrebbe sembrare un controsenso, ma se vuoi presentare con successo un sistema di revenue management alla tua organizzazione, devi prepararti a rispondere a questa domanda: “Cosa rende questa soluzione migliore rispetto alle alternative o a ciò che già abbiamo?” I tuoi colleghi vorranno una risposta che li tranquillizzi.
Ecco cosa devi fare:
- Elenca le alternative a un RMS. Tra queste, il mantenimento dello status quo, l’esternalizzazione del revenue management a un consulente o l’utilizzo di un sistema di pricing meno performante.
- Delinea i vantaggi, i costi, la fattibilità, i rischi e i problemi di ciascuna opzione. Ad esempio, quando il revenue management viene eseguito con la logica del caso-per-caso, il pricing diventa rapidamente obsoleto, obbligando i revenue manager a perdere tempo su attività non pertinenti ai ricavi come l’inserimento di dati e la reportistica..
- Elenca le tue opzioni alternative in ordine, dalla migliore alla peggiore.
- Ora elenca i costi e i vantaggi dell’RMS o degli RMS che stai promuovendo. Mostra nuovamente che hai modo di misurarne il successo.
Grazie alla presentazione e all’esame approfondito delle alternative, dimostrerai di aver adottato un approccio obiettivo per trovare la miglior soluzione possibile per le esigenze della tua struttura.
Identificazione dei rischi e dei limiti connessi all’adozione
Oltre alle alternative, dovrai anche identificare i fattori che potrebbero portare a un sottoutilizzo del tuo sistema, qualora venisse approvato. Probabilmente gli stakeholder che stai cercando di convincere vorranno conoscere il tuo piano per superare i seguenti ostacoli:
Mancanza di consapevolezza: se presenti un RMS e nessuno ne sa nulla, cosa farai per aumentare la consapevolezza e creare internamente consenso tra il personale? Esistono dei canali di comunicazione interni che puoi usare per promuovere la soluzione? Ci sono manager o stakeholder particolari che devi reclutare come sostenitori e partner di formazione?
Esitazione nell’adottare lo strumento: la mancanza di consapevolezza è una cosa. Ma sei tuoi colleghi sanno dell’RMS e si rifiutano di usarlo, questo può causare un problema ancora maggiore. Identifica dei modi per rimuovere l’attrito e rendere il processo di adozione più accessibile e meno vago. Può essere d’aiuto aumentare la trasparenza sulla soluzione per mostrare che non rimpiazzerà il lavoro di nessuno, affrontare i punti dolenti individualmente o coinvolgere il supporto dello sviluppatore.
Mancanza di percezione del suo valore: se gli stakeholder che userebbero un RMS non ne vedono il valore, la sua adozione potrebbe diventare problematica. Trova o crea risorse da utilizzare per mostrare il valore del tuo RMS. Il fornitore giusto collaborerà con te e con il tuo team per un piano di lancio e con materiali di formazione su misura.
Vincoli di formazione: acquistare un RMS è una cosa. Formare le persone a usarlo è un’altra. Identifica il possibile aspetto di un processo di formazione e delinea i modi per rendere tale processo il più semplice possibile. La mancanza di tempo, la disponibilità di istruttori e le dimensioni di un’organizzazione possono insabbiare il processo di adozione. Come per gli altri ostacoli, crea un piano per affrontare questi punti critici qualora qualcuno dovesse porre domande a riguardo durante la tua presentazione interna.
Predisposizione di una tempistica
Affinché la tua proposta di un sistema di revenue management riceva l’approvazione, le figure decisionali della tua organizzazione avranno bisogno di una tempistica che delinei il processo di implementazione.
Anche se i fornitori di RMS faranno il possibile per limitare le eventuali anomalie durante l’implementazione, una tabella di marcia aiuta i decisori a capire per quanto tempo una determinata struttura potrebbe dover affrontare problemi temporanei prima di poter registrare un aumento dei ricavi.
In questa fase del percorso di proposta, è meglio mantenere previsioni prudenti. Le variabili che incidono sulle tempistiche di implementazione sono numerose, per cui è bene chiedere ai potenziali fornitori di RMS quali sono le loro previsioni sui tempi di implementazione. Puoi delineare i dettagli della tempistica una volta ottenuto il metaforico “via libera” dagli stakeholder necessari.
Inoltre, è bene considerare il momento in cui la proposta viene presentata. Anche se alcune organizzazioni possono avere la flessibilità finanziaria per investire quando lo ritengono opportuno, molti budget sono più o meno vincolati a un ciclo annuale. È opportuno proporre investimenti significativi come questo quando si è leggermente in anticipo rispetto alla stagione di definizione del budget annuale dell’organizzazione.
Cerchi informazioni su tempistiche, integrazioni e altri dettagli chiave? Possiamo aiutarti a risolvere il problema.
Considera le questioni finanziarie e poi illustrale chiaramente.
Si tratta probabilmente della tessera più importante del puzzle: i dirigenti hanno bisogno di constatare che hai fatto la tua dovuta diligenza (due diligence) per quanto riguarda il potenziale effetto a livello finanziario.
In genere, è consigliabile almeno stilare questa scaletta:
- Costi: sono compresi i costi iniziali e le spese correnti direttamente collegate all’investimento. Molte analisi dei costi utilizzeranno questi dati per fornire un costo totale di possesso (TCO) per un periodo di tempo specifico (in genere 3-5 anni).
- Vantaggi: sono compresi i vantaggi diretti, come i miglioramenti previsti dei ricavi, e i vantaggi indiretti, come i risparmi previsti sui costi.
- Periodo di ammortamento/analisi del break-even: in base ai costi totali e ai risultati previsti, quando si prevede che tutti i costi iniziali saranno ammortizzati? Quale livello di aumento dei ricavi è sufficiente per raggiungere il break-even per le spese correnti?
I sistemi di revenue management hanno una comprovata capacità di fornire consistenti ritorni sugli investimenti: molti titolari registrano un aumento del cinque per cento o più dei ricavi da camera, e alcuni hotel registrano miglioramenti fino al 15 per cento.. Ciò detto, la tua credibilità sarà rafforzata se l’analisi comprenderà una serie di proiezioni (ad es: gli scenari migliori, i peggiori e i più probabili) in modo da tenere conto degli aspetti di incertezza.
Crea un riepilogo operativo
Purtroppo, le figure decisionali spesso non hanno il tempo di leggere parola per parola il tuo caso aziendale, anche se ti piacerebbe che lo facessero. Il riepilogo operativo può aiutare perché dà alle figure decisionali una versione abbreviata per la quale possono trovare il tempo necessario per esaminarlo.
Quindi, una volta che il tuo caso aziendale è stato assemblato, concentra tutti i punti principali in pochi paragrafi facilmente comprensibili che spieghino perché un RMS vale l’investimento. Potrebbe sembrare facile, ma la semplificazione può essere difficoltosa. Dalla famosa citazione del filosofo e matematico francese Blaise Pascal, “Se avessi avuto più tempo, ti avrei scritto una lettera più breve”.
Presenta il tuo caso aziendale (mostrando sicurezza)
L’ultima tessera del puzzle è lo sviluppo di una presentazione efficace per illustrare il tuo caso aziendale. A questo punto hai completato il lavoro di base più impegnativo, e questo dovrebbe essere un grande stimolo in termini di fiducia.
Quindi, quando finalmente arriva il momento che stavi aspettando, inizia la tua presentazione con un rapido elevator pitch che risponda alla domanda “Cosa? Perché? e Come?” immediatamente. Esponi il tuo messaggio con termini semplici; puoi anche raccontare una storia o usare un’analogia per coinvolgere il tuo pubblico.
Pensa alla presentazione come la tua opportunità per evidenziare le sfide della tua organizzazione e per delineare il modo in cui la soluzione che proponi aiuterà a superarle. Come citato precedentemente, tratta di tutti i rischi o le preoccupazioni che ritieni possa avere il tuo pubblico.
Ricorda, una presentazione curata e una comunicazione convinta ti aiuteranno a catturare l’attenzione!
Adesso è il momento di investire nella tecnologia del revenue management
L’influenza della tecnologia del Revenue Management sul settore non è destinata a calare a breve. Infatti, l’Hotel Tech Benchmark di Skift stima che oltre il 50% delle camere d’albergo a livello globale sia influenzato dagli strumenti di revenue management. La tua struttura potrebbe non essere una delle prime a adottare questo sistema, ma la crescita costante dell’utilizzo dell’RMS è indicativa. Questi strumenti sono una risorsa comprovata e preziosa per gli hotel di ogni dimensione e modello operativo, e ritardarne l’adozione significa che un numero crescente di concorrenti potrà contare su un notevole vantaggio.
Non c’è momento migliore di questo per iniziare a costruire il tuo caso aziendale, e noi siamo felici di aiutarti! Consulta il nostro Business Case Starter Kit scaricabile e contatta oggi stesso un rappresentante IDeaS per iniziare a raccogliere le informazioni chiave di cui avrai bisogno.
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