Introducción
Ha decidido que invertir en un nuevo sistema de revenue management es lo adecuado para su empresa.
Esta decisión no nos sorprende porque, en definitiva, es difícil rebatir resultados como el incremento de los RevPAR, el aumento de la ocupación o el gran ahorro que supone la automatización. Sin embargo, no siempre es fácil conseguir que los responsables de la decisión en su empresa lleguen a la misma conclusión.
Seguramente, en la lista de deseos de su organización haya otras muchas mejoras e inversiones. Para que la tecnología de revenue management se posicione en lo más alto de esa lista, tendrá que crear un caso de negocio con un argumento convincente que explique las razones por las que el ROI de un RMS hace que esta inversión sea la clara ganadora.
La idea de preparar un caso de negocio puede resultar algo abrumadora, pero estamos aquí para facilitarle la tarea lo máximo posible. Siga leyendo para obtener una guía integral sobre cómo crear un caso de negocio para un RMS.
¿Qué es un caso de negocio y por qué lo necesito?
Un caso de negocio es un documento o presentación formal que expone las razones que justifican una inversión o iniciativa.
Cuando un caso de negocio se ejecuta correctamente:
- Indica los objetivos y las ventajas
- Demuestra el ROI de la inversión
- Identifica los riesgos y cómo minimizarlos
- Facilita la toma de decisiones
- Garantiza la financiación y la aceptación de las partes interesadas
En definitiva, la elaboración de un caso de negocio es un ejercicio para demostrar a los principales responsables de la toma de decisiones de la empresa que ha investigado y pensado bien en la propuesta.
Los responsables y las partes interesadas necesitan un plan que tenga en cuenta todos los factores, desde la identificación de la solución adecuada hasta los procesos de implantación e integración. Teniendo en cuenta los cambios o alteraciones más amplios que pueden derivarse de una inversión de este tipo, es importante contar con las aportaciones de todos: desde los directivos sénior hasta los usuarios finales del sistema.
Con el enfoque adecuado (y un socio proveedor), los hoteleros pueden hacer que el proceso sea lo más fluido posible. Si realiza el trabajo previo, tendrá más posibilidades de recibir la aprobación.
Obstáculos comunes a la hora de invertir en un RMS
Para elaborar un caso de negocio eficaz y convincente para un RMS, primero hay que entender qué aspectos pueden hacer dudar a las partes interesadas a la hora de valorar la propuesta. Aunque no pueda conocer todas las preocupaciones ni argumentarlas fácilmente, anticiparse a lo que pueden pensar los directivos de la empresa le ayudará a enfocar mejor su propuesta.
Algunos de los obstáculos más comunes son los siguientes:
- Costes (tanto los gastos iniciales de puesta en marcha, como los gastos recurrentes de suscripción)
- Preocupaciones sobre la facilidad de uso o la curva de aprendizaje del personal
- Los sistemas heredados con la tecnología existente y su capacidad para integrarse con la nueva solución
- Falta de implicación por parte del personal
- Preocupación por la interrupción del negocio durante la implantación
- Limitaciones presupuestarias u otras prioridades de inversión
- Falta de familiaridad con las herramientas de revenue management o falta de comprensión del valor que aporta un RMS
Los puntos anteriores son orientativos; es posible que, debido a la naturaleza de su hotel, tenga que enfrentarse a sus propios obstáculos al desarrollar el caso de negocio y mantener conversaciones iniciales con las partes interesadas. El éxito aquí reside en conocer a la perfección el contexto que rodea a la propuesta para poder solventar estos obstáculos de la mejor forma posible.
“Contar con un RMS automatizado me ha ayudado a ser más estratégica. Ahora puedo ver el panorama general con mayor rapidez y dedicar más tiempo a las tareas de marketing y a la optimización de nuestra presencia en Internet”.
Demostración del impacto que tiene un RMS en el negocio
Los sistemas automatizados y avanzados de revenue management como G3 RMS pueden transformar su empresa. Esta herramienta aumenta la eficacia de los equipos comerciales y de ingresos al procesar datos e implementar decisiones de revenue management de una forma más rápida y eficaz de la que pueden imaginar los hoteleros que dependen únicamente de procesos manuales.
En todo el mundo y en hoteles de distintos tamaños, formas y modelos operativos, G3 RMS ha logrado mejorar de manera constante los ingresos por habitación disponible (RevPAR), la ocupación, la duración de las estancias, la tarifa media diaria (ADR), la eficiencia y, lo que es fundamental, la rentabilidad general. Como es lógico, este argumento puede atraer a los responsables de la toma de decisiones de su empresa, pero tendrá que ofrecerles algunos ejemplos contundentes.
Cómo elaborar un caso de negocio sólido sobre un sistema de revenue management para hoteles
Ahora que ya ha identificado los obstáculos más comunes y tiene una visión clara de lo que puede conseguir con un caso de negocio, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra. Empezar de cero puede parecer abrumador, pero esta guía y nuestro kit interactivo para principiantes sobre casos de negocio le ayudará a dividir el proceso en partes más llevaderas.
Identifique a un espónsor en el equipo directivo
Argumentar a favor de un RMS ante sus compañeros funcionará mejor si une a su causa a defensores influyentes. Debe preguntarse lo siguiente: ¿qué directivo de la empresa con visión de futuro podría estar dispuesto a defender la adopción de un RMS? Esa es la persona que debe estar de su lado.
Sin embargo, la predisposición de este directivo solo es el requisito inicial. Este defensor también debe tener línea directa de comunicación con la persona encargada de tomar la decisión final.
Una vez cuente con un defensor, todo irá rodado. Pero no basta con eso. Plantéese la posibilidad de incorporar a su causa a uno o dos defensores más. Contar con estos defensores le permitirá, como mínimo, perfeccionar su caso de negocio e identificar los puntos débiles de su argumento.
Identifique a las partes interesadas que se beneficiarán del RMS
Está claro que, como mínimo, todos los miembros de la empresa se beneficiarán indirectamente del incremento de ingresos y del aumento de la eficacia que el sistema de revenue management ayudará a obtener. Pero no todos se beneficiarán de forma directa.
Si puede identificar a las partes interesadas clave que más se beneficiarán del RMS, estará en el buen camino para elaborar un caso de negocio sólido. La lista exacta de beneficiarios dependerá de la estructura de su empresa y de las características que tenga en cuenta, pero algunos de los posibles beneficiarios más comunes son los siguientes:
- Directores generales
- Director comercial
- Directores de operaciones
- Director de estrategia
- Directores de marketing y ventas
- Directores de finanzas
- Analistas del negocio
A cuantas más personas pueda identificar como beneficiarios directos de la herramienta de revenue management, mucho mejor. Se trata de una cuestión de números, y le ayudará a demostrar que esta inversión tiene un alto valor para un grupo más amplio de personas.
Demuestre la necesidad (no el deseo) que hay de trabajar con un RMS
La elaboración de presupuestos exige establecer prioridades, y si los responsables de la toma de decisiones de su empresa consideran el RMS como un lujo o una herramienta que «estaría bien tener», correrá el riesgo de que su propuesta no sea prioritaria. Cuando la financiación es limitada, es importante destacar el valor que aportará la nueva solución.
Su objetivo como defensor del proyecto es que los demás entiendan que un sistema de revenue management es una necesidad, no una simple mejora. De hecho, sus competidores utilizan sistemas de revenue management y, gracias a ello, están generando increíbles ingresos adicionales; ingresos adicionales que pueden invertir en publicidad, crear campañas de marketing y difundir las buenas noticias entre los clientes. Y no hablamos de clientes cualquiera: hablamos de SUS clientes.
No deje que sus competidores tomen la delantera. Utilice el argumento de que sus competidores han optado por un sistema de revenue management como el motivo para adoptarlo también en su empresa. Utilice el miedo a quedarse fuera (FOMO) en su beneficio. Somos seres sociales y no nos gusta quedarnos fuera de lo que está pasando, especialmente si nuestro bienestar profesional (y nuestra cuota de mercado) están en peligro.
Veamos algunas tácticas para probar que contar con un RMS es una necesidad:
Haga una encuesta para recopilar información de los equipos de la empresa (ventas, marketing, operaciones, etc.) que se vean afectados por el revenue management: Pregúnteles el nivel de confianza que tienen en las prácticas actuales de administración de ingresos. Pregúnteles qué repercusión tienen los sistemas actuales en sus departamentos. Pídales que valoren su nivel de satisfacción con el proceso y las herramientas que tienen actualmente.
Encuentre un informe del sector de una publicación fiable que hable sobre el valor de los sistemas de revenue management. Las estadísticas de este tipo de informes tienen mucho peso a la hora de justificar su causa. Algunos puntos de partida excelentes son Skift Research, Phocuswright, CBRE y Smith Travel Research (STR)
Estime cuál puede ser el ROI (o, mejor todavía, el ROU) de empezar a trabajar con un sistema de revenue management.
Encuentre un ejemplo real que demuestre cómo ha beneficiado un RMS a un hotel similar al suyo.
Indique cómo encaja el RMS en la estrategia empresarial de su empresa
Enumerar las ventajas y las estadísticas de adoptar un sistema de revenue management es un gran punto de partida. Pero para que su caso de negocio sea sólido, debe especificar la forma en la que el RMS beneficiará a la estrategia global de su empresa en concreto, y cómo tiene pensado implantarlo. Debe empezar definiendo el propósito y el objetivo del sistema de revenue management automatizado.
Describa qué puede conseguir de forma viable el sistema de revenue management y pregúntese:
- ¿En qué proyectos empresariales nos ayudará a centrarnos esta herramienta?
- ¿En qué tipos de fuentes de ingresos nos ayudará a definir el precio?
- ¿Qué nivel de detalle queremos que tengan esos modelos de precios?
Por ejemplo, ¿será necesario que el RMS gestione los ingresos de las salas de conferencias y los restaurantes, además de las habitaciones estándar del hotel? ¿O será más conveniente contar con un sistema que solo gestione los precios y las previsiones para las habitaciones? Tal vez necesite una solución que le ayude a la hora de elaborar informes y almacenar datos, o una solución que también pueda automatizar los presupuestos y los forecast. Plantearse estas preguntas desde el principio le ayudará a definir el alcance de su proyecto y a reducir la lista de posibles proveedores.
Independientemente del propósito y los objetivos que termine incluyendo en su lista de necesidades, tendrá que relacionar cada uno de estos objetivos con las funcionalidades de los sistemas que está valorando.
Identifique los requisitos funcionales de su sistema de revenue management
Como director del proyecto, debe indicar el mayor número de detalles relevantes posible para que el producto final cumpla las necesidades de su empresa. Indicar una visión detallada de lo que debe hacer su RMS ayuda a su empresa a elegir un producto que cumpla con los objetivos definidos de la empresa.
Por lo tanto, ¿cuáles son algunos de los requisitos funcionales que podría estar buscando en un sistema de revenue management?
¿Cuáles son los requisitos técnicos de un RMS? A continuación, figuran algunas preguntas que debe tener en cuenta:
Defina los criterios que medirán el éxito
Ningún responsable de la toma de decisiones defenderá una herramienta que no pueda generar un valor medible. Los responsables de la toma de decisiones deben cuadrar presupuestos, complacer a propietarios y mantener su reputación. Puede que no estén dispuestos a arriesgarse por una solución que no tiene un ROI claro o una forma de medir ese ROI.
Pero, ¿por qué medir el ROI si podemos medir el ROU?
El aumento de las oportunidades de ingresos, o ROU por sus siglas en inglés, es una evolución del ROI que ofrece una visión más precisa de los indicadores clave de rendimiento, tales como la ocupación, la tarifa media diaria (ADR), los ingresos por habitación disponible (RevPAR) y el total de ingresos. La combinación de estas métricas en un solo indicador hace que el ROU ofrezca una forma integral y práctica de medir el éxito y el impacto de un RMS.
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Considere las alternativas a los RMS
Esto podría parecer contradictorio, pero si su intención es argumentar con éxito ante su organización la adopción de un sistema de revenue management, debe prepararse para que alguien le pregunte lo siguiente: ¿por qué esta solución es mejor que otras o mejor de las que ya tenemos? Sus compañeros estarán esperando una respuesta que les aporte seguridad.
Debe hacer lo siguiente:
- Enumere las alternativas a los RMS. Ello incluye mantener el statu quo, subcontratar el Revenue Management a un consultor o utilizar un sistema de fijación de precios menos potente.
- Defina las ventajas, los costes, la viabilidad, los riesgos y los problemas de cada una de las opciones. Por ejemplo, si el revenue management se ejecuta sobre la marcha, ad hoc, la fijación de precios puede quedar obsoleta rápidamente, lo que provoca que los revenue managers pierdan el tiempo en tareas que no impactan en los ingresos, tales como la introducción de datos o la elaboración de informes.
- Clasifique las alternativas desde la mejor hasta la peor.
- Ahora, enumere los gastos y las ventajas del RMS que está defendiendo. De nuevo, demuestre que tiene una forma de medir el éxito.
Al haber definido y analizado las alternativas con detalle, demostrará que ha adoptado un enfoque objetivo a la hora de encontrar la mejor solución posible para las necesidades de su hotel.
Identifique los riesgos y las limitaciones
Además de las alternativas, también debe identificar los factores que pueden derivar en una infrautilización del sistema en caso de que se obtenga la aprobación. Es posible que las partes interesadas a las que está intentando convencer quieran saber su plan para abordar los siguientes obstáculos:
Falta de conocimiento: si implanta un RMS, pero nadie está informado de ello, ¿qué hará para mejorar la situación y la alineación interna? ¿Existen canales internos de comunicación que pueda utilizar para promover la solución? ¿Debe incorporar a managers o partes interesadas concretas para que actúen como defensores y socios para impartir formación?
Preocupación acerca de la implantación de la herramienta: la falta de conocimiento es una cosa, pero si sus compañeros saben de la existencia del RMS y aún así se niegan a utilizarlo, el reto será todavía mayor. Identifique las formas de eliminar esta fricción para que la implantación sea más accesible y menos incierta. Aumentar el nivel de transparencia con respecto a la solución para demostrar que no sustituirá a ningún compañero, eliminar los puntos débiles uno a uno o incorporar al desarrollador para que ofrezca su apoyo podría resultarle útil.
Falta de percepción del valor: si las partes interesadas que podrían utilizar el RMS no son capaces de ver el valor que tiene, el proceso de adopción puede resultar bastante complicado. Encuentre o elabore recursos que pueda utilizar para demostrar el valor de su RMS. El proveedor adecuado colaborará con usted y con su equipo para elaborar un plan de implantación y materiales de formación personalizados.
Limitaciones en relación con la formación: comprar un RMS es una cosa. Formar al equipo para que lo utilice es otra. Identifique cómo será el proceso de formación y defina las maneras de facilitar el proceso todo lo posible. La falta de tiempo, la disponibilidad de los encargados de la formación y el tamaño de la organización puede dificultar el proceso de incorporación. Al igual que con el resto de obstáculos, elabore un plan sobre cómo abordará estos puntos complicados por si surge la pregunta durante su presentación interna.
Planifique una cronología
Para conseguir la aprobación del sistema de revenue management, los responsables de la toma de decisiones en su empresa deben disponer de una cronología en la que se describa el proceso de implantación.
Aunque los proveedores del RMS harán todo lo posible para limitar el número de interrupciones del negocio durante la implantación, contar con una cronología ayuda a los responsables de la toma de decisiones a entender el tiempo en el que el hotel puede experimentar ciertos contratiempos hasta empezar a ver un incremento de los ingresos.
Esta fase de la propuesta es mejor definirla sin entrar en detalle. Existen varias variables que influyen en los plazos de implementación. Por lo tanto, asegúrese de pedir a los posibles proveedores del RMS su opinión sobre lo que consideran más factible. Puede pasar a los detalles de la cronología una vez reciba la «luz verde» por parte de las partes interesadas que correspondan.
Además, deberá tener en cuenta el momento en el que presenta su propuesta. Aunque algunas empresas pueden disponer de capacidad financiera para invertir en el momento en que consideren oportuno, en muchas ocasiones los presupuestos están más o menos sujetos a un ciclo anual. Es interesante proponer inversiones importantes como esta con cierta antelación al comienzo de la temporada presupuestaria de su empresa.
¿Está buscando información sobre plazos, integraciones y otros detalles clave? Podemos ayudarle.
Incluya los aspectos económicos financieros, y explíquelos
Podría decirse que esta es la pieza más importante del rompecabezas: los directivos necesitan ver que usted ha hecho los deberes en lo que respecta al posible impacto financiero que puede suponer un RMS.
Por lo general, deberá exponer al menos lo siguiente:
- Costes: se incluyen gastos iniciales y gastos recurrentes directamente relacionados con la inversión. Muchos análisis de costes utilizarán esta información para ofrecer un coste total de propiedad (TCO) para un periodo de tiempo específico (normalmente de 3 a 5 años).
- Beneficios: se incluyen beneficios directos como las mejoras de ingresos previstas, así como beneficios indirectos como el ahorro de costes previsto.
- Periodo de retorno / análisis del umbral de rentabilidad: En función de los costes totales y los beneficios previstos, ¿cuándo pueden esperar que se amorticen los costes iniciales? ¿Qué nivel de incremento de ingresos es suficiente para amortizar los costes iniciales?
Los sistemas de revenue management cuentan con un sólido historial de rentabilidad. Muchos propietarios experimentan un aumento del 5 % o más en sus ingresos por habitación, y algunos hoteles han indicado que experimentan mejoras de hasta el 15 %. Dicho esto, su credibilidad se verá reforzada si el análisis incluye una serie de proyecciones (por ejemplo: hipótesis optimista, pesimista y más probable) para tener en cuenta el nivel de incertidumbre que puede presentarse.
Redacte un resumen ejecutivo
Por mucho que quiera que los responsables de la decisión se lean su caso de negocio palabra por palabra, la realidad es que no suelen tener tiempo para ello. Aportar un resumen ejecutivo puede ser de utilidad porque los responsables de la toma de decisiones sí pueden sacar tiempo para leerlo.
Por lo tanto, cuando haya elaborado el caso de negocio, detalle todos los puntos principales en unos pocos párrafos que sean sencillos y que indiquen las razones por las que merece la pena invertir en un RMS. Esto podría parecer algo sencillo, pero simplificar el mensaje puede suponer todo un reto. Como dijo el matemático y filósofo francés Blaise Pascal: «Si hubiera tenido tiempo, te hubiera escrito una carta más corta».
Presente su caso de negocio (con seguridad)
La última etapa del proceso consiste en elaborar una presentación eficaz para exponer el caso de negocio. A estas alturas ya ha realizado la parte más complicada, lo que debería darle mucha seguridad.
Así que, cuando llegue el momento que tanto lleva esperando, empiece la presentación con un breve discurso que dé respuesta de inmediato a las preguntas «qué, por qué y cómo». Exponga su mensaje de forma sencilla y plantéese la posibilidad de contar una historia o utilizar una analogía para que sus interlocutores se sientan identificados.
Piense en esta presentación como la oportunidad de destacar los retos de la empresa y explicar la forma en la que la solución propuesta puede ayudar a superarlos. Como hemos mencionado anteriormente, debe estar preparado para abordar los riesgos y las preocupaciones que podrían tener sus interlocutores.
Recuerde, un caso de negocio bien presentado y explicado con confianza ayudará a captar toda la atención de las partes interesadas.
Ha llegado el momento de invertir en tecnología de revenue management
La influencia que tiene la tecnología de revenue management en el sector no parece que vaya a disminuir. De hecho, el Hotel Tech Benchmark de Skift considera que más del 50 % de las habitaciones de hotel de todo el mundo están influenciadas por herramientas de revenue management. Puede que su hotel no sea uno de los primeros en implantar un RMS, pero este crecimiento constante de los niveles de adopción es muy revelador. Estas herramientas son un activo probado y de alto valor para hoteles de todos los tamaños y modelos operativos, y retrasar su implantación significa que cada vez más competidores tendrán ventaja sobre su hotel.
No hay mejor momento que este para empezar a desarrollar su caso de negocio. ¡Estamos a su disposición para ayudarle! Consulte nuestro kit para principiantes sobre casos de negocio descargable y póngase en contacto con un representante de IDeaS hoy mismo para empezar a recopilar toda la información clave que necesita.
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