Revenue Manager sind versierte Fachleute und wissen, dass Ausreißer wichtig sind. Wie sie und ihre Kolleginnen und Kollegen auf diese außergewöhnlich ruhigen oder geschäftigen Tage in ihren Vorschauen reagieren, kann einen erheblichen Einfluss auf ihre Fähigkeit haben, wichtige Umsatz- und Rentabilitätsziele zu erreichen.
Wenn also eine Großveranstaltung bevorsteht, sind sie natürlich besonders aufmerksam.
Ob es sich nun um die Olympischen Spiele, die Weltmeisterschaft, den Eurovision Song Contest, F1-Rennen oder die Tournee eines internationalen Superstars handelt – solche Anlässe halten Hoteliers in Atem, da sie versuchen, von den damit einhergehenden außergewöhnlichen Marktschwankungen zu profitieren und sich darauf einzustellen.
Was Hoteliers wissen sollten, wenn eine Großveranstaltung in ihrer Stadt stattfindet
Es ist zwar leicht anzunehmen, dass eine Großveranstaltung in der Stadt bedeutet, dass die Hotels gut ausgelastet sein werden, aber die Auswirkungen zu verstehen – und zu wissen, wie man Fehler vermeidet – ist viel differenzierter.
Mit diesen Veranstaltungen gehen viele Lärm, Erwartungen und das Potenzial für Überreaktionen einher. Was sollten Betreiber also beachten, wenn sie sich auf die nächste Großveranstaltung vorbereiten?
1. Großveranstaltungen verdrängen oft das „normale“ Geschäft
Da so viel Aufmerksamkeit auf den Zustrom von Reisenden gerichtet ist, die aufgrund der Veranstaltung anreisen, kann man leicht aus den Augen verlieren, wie sich dieser Anstieg auf Ihre typischen Gruppen- und Geschäftsreisenden auswirken wird – insbesondere im Vorfeld der Veranstaltung.
Für viele Gruppen- und Geschäftsreisende ist die Aussicht, sich in der Nähe des Epizentrums einer Großveranstaltung aufzuhalten, abschreckend. Unabhängig davon, ob sie die durch die Nachfrage nach Veranstaltungen bedingten Kostensteigerungen, die Menschenmassen, logistische Hürden oder eine Kombination aus all dem vermeiden möchten, sollten sich Hotels in der Nähe des Geschehens auf einen möglichen Rückgang des Geschäfts in diesem Segment unmittelbar vor der Veranstaltung einstellen.
Dieser Trend wurde von IDeaS bei der Auswahl von Hotels im Raum London während der Olympischen Spiele 2012 deutlich beobachtet und hat sich auch bei späteren Olympischen Spielen bestätigt. Allerdings hängt die genaue Auswirkung einer Großveranstaltung auf die Nachfrage von Gruppen- und Geschäftsreisenden von der Art der Veranstaltung selbst ab. So ist diese Abneigung beispielsweise bei einem einzigen Wochenende mit Taylor-Swift-Tourterminen oder bei einer Sportveranstaltung, bei der die Austragungsorte nicht lange im Voraus festgelegt werden, möglicherweise nicht so ausgeprägt.
Es ist wichtig, nicht nur die Merkmale (Preissensibilität, Buchungsfenster, Stornierungsneigung, Tendenz zum Kauf, wenn niedrigere Preise verfügbar sind usw.) der neuen Nachfrage zu verstehen, sondern auch die Merkmale des bisher zuverlässigen Geschäfts, das verdrängt wird.
Es gibt eine „Netto-Gewinn/Verlust“-Gleichung, die man im Auge behalten sollte – insbesondere in den Tagen und sogar Wochen vor und nach vielen Großveranstaltungen. Seien Sie bei Ihren Budget- und Vorschau-Prognosen umsichtig, damit diese enormen Chancen nicht hinter den Erwartungen zurückbleiben.
2. Ein Zimmer kann gefunden werden
Während die Auslastung in den Hotels in der Nähe während einer Großveranstaltung mit ziemlicher Sicherheit steigen wird, zeigen die Daten, dass es für Reisende immer noch möglich ist, ein Zimmer zu finden. Sehen Sie sich beispielsweise die Untersuchung von STR zu den Auswirkungen der Austragung des Super Bowl auf die Austragungsorte an. In manchen Jahren ist das Gästehaus fast vollständig ausgebucht, mit einer Gesamtmarktauslastsung von über 95 Prozent (New Orleans 2013 und Phoenix 2015), während andere Jahre eine Auslastung von 70 bis 80 Prozent aufweisen.
Natürlich gibt es zahlreiche komplizierende Faktoren – etwa die Begeisterung der Fans, die Gesamtzahl der verfügbaren Zimmer (einschließlich Kurzzeitvermietungen) auf dem Markt, die Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes innerhalb des geografischen Einzugsgebiets usw. – die Einfluss darauf haben, wie Hoteliers an eine Veranstaltung herangehen.
Die Olympischen Spiele 2024 waren ein weiteres Beispiel für diese Dynamik von Großveranstaltungen. Im Vorfeld der Spiele in Paris führten die Erwartungen aufgrund des begrenzten Angebots an neuen Zimmern und der massiven Nachfrage von Einzelreisenden dazu, dass viele Hotels ihre Preise aggressiv erhöhten. Im Nachgang verzeichneten Pariser Hotels tatsächlich einen deutlichen Anstieg der Auslastung um etwa 24 % im Jahresvergleich, jedoch lag die gesamte Auslastung in der Stadt während der Spiele bei etwa 80 %. Diese Auslastungszahlen zeigen in Verbindung mit den in diesem Zeitraum gemeldeten Rekord- oder nahezu Rekord-ADRs, dass eindeutig einige Chancen verpasst wurden, mit agilen, marktorientierten Preisstrategien Kapital aus der Nachfrage zu schlagen und sich möglicherweise eine Nachfrage zu sichern, die sonst aufgrund der Preise verloren gegangen wäre.
3. Stornierungs- und Überbuchungsmanagement ist entscheidend
Für Hoteliers ist es entscheidend, sich sorgfältig zu überlegen, wie sie die Auswirkungen potenzieller Last-Minute-Stornierungen minimieren können. Ein durchdachter, proaktiver Ansatz zur Entwicklung und Umsetzung von Stornierungsrichtlinien ist unerlässlich, da schlechte Richtlinienplanung zu größerer Unsicherheit und Chaos in letzter Minute führt.
Ein bewährter Ansatz ist die Einführung von gestaffelten Vorauszahlungsbeschränkungen und längeren Stornierungsfristen. Anstelle der üblichen Stornierungsfrist müssen Gäste, deren Pläne sich geändert haben, das Hotel nun zwischen 7 und 28 Tagen im Voraus informieren, um den Verlust ihrer Teilanzahlung zu vermeiden. Wenn die Geschäftsbedingungen bei der Buchung klar kommuniziert werden, werden diese verschärften Bedingungen von der Öffentlichkeit während nachfragestarker Veranstaltungen in der Regel akzeptiert und geben Ihrem Hotel Zeit, sich anzupassen und die finanziellen Auswirkungen einer Stornierung zu minimieren.
Großhandelsverträge sind ein weiterer potenzieller Knackpunkt. Bei vielen Hotels sind ein großer Teil ihrer Zimmerkapazität durch solche Verträge während Großveranstaltungen gebunden – und obwohl diese Vereinbarungen aus geschäftlicher Sicht durchaus sinnvoll sind, da sie eine solide Grundlage für die Zimmernachfrage während des gesamten Jahres bieten, können ihre vergleichsweise niedrigen Preise die Ergebnisse während der Veranstaltungszeiträume beeinträchtigen. Um sich dagegen abzusichern, sollten Sie versuchen, separate Konditionen (wie Sperrdaten, kleinere Blockverpflichtungen, höhere Preise, frühere Freigabetermine…) für alle Verträge/Großhandelsverträge über diese Tage mit extrem hoher Nachfrage auszuhandeln, um die größten Umsatzchancen zu nutzen.
4. Auch Veranstaltungsräume sind sehr begehrt – übersehen Sie diese also nicht
Es ist keine Überraschung, dass Veranstaltungsräume während einer Großveranstaltung oft sehr gefragt sind. Doch wie Sie diese Nachfrage optimal nutzen, sollte nicht hinter der Maximierung des Zimmerumsatzes zurückstehen, da diese Gelegenheiten einen erheblichen Beitrag zur Profitabilität leisten können.
Großveranstaltungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, Kunden zu beeindrucken. Daher ist es üblich, dass Hotels und Restaurants komplett von einem Unternehmen gemietet werden. Diese Gruppen sind in der Regel bereit, für die richtigen Räumlichkeiten zur Unterhaltung ihrer Gäste Spitzenpreise zu zahlen.
Hotels sollten erwägen, für alle Gruppen, die Veranstaltungsräume suchen, Mindestumsätze für Speisen und Getränke festlegen. Für Vertriebsteams ist es außerdem wichtig, das Gesamtbild zu betrachten und Entscheidungen nicht ausschließlich auf der Grundlage von STR-Berichtskennzahlen zu treffen.
Berücksichtigen Sie den Gesamtwert und die Rentabilität aller Gruppenangebote und wägen Sie diese gegen die Nachfrage von Einzelreisenden und anderen Gruppen ab. Denken Sie daran, dass es nicht viel Umsatz aus der Gastronomie bedarf, um die Einnahmen und letztlich den Gewinn zu übertreffen, die mit Gruppen, die nur Zimmer buchen, oder Einzelreisenden erzielt werden.
5. Planen Sie frühzeitig und seien Sie bereit, bei Bedarf umzuschwenken
Großveranstaltungen erfordern eine sorgfältige Planung. Um das Beste aus diesen Veranstaltungen herauszuholen und Ihr Hotel optimal für den Erfolg zu positionieren, sollten Sie so früh wie möglich mit strategischem Denken und Planen beginnen. Warten Sie nicht, bis Sie Ihre idealen Stornierungs-, Zahlungs-, Vertrags- und Überprüfungsrichtlinien für eine Veranstaltung festgelegt haben. Es ist auch wichtig, frühzeitig festzulegen, wie viele Gruppen-Blöcke Sie für eine Veranstaltung reservieren sollten, und zu bewerten, wie sich die Maßnahmen zur Erreichung des angestrebten Verhältnisses von Gruppen- und Individualgeschäft für eine kurzfristige Veranstaltung langfristig auf Ihr Geschäft auswirken.
Natürlich erfordert alles, was eine langfristige Planung erfordert, auch eine Überwachung. Unerwartete Veränderungen können die Kalkulation jedes Plans schnell verändern. Daher ist es wichtig, mit kühlem Kopf zu beobachten und bereit zu sein, sich bei Bedarf anzupassen. Denken Sie daran, dass es im Zusammenhang mit einer Großveranstaltung viele verwirrende oder potenziell widersprüchliche Informationen gibt. Hier kommen die fortschrittlichen Forecasting- und Automatisierungsfunktionen der IDeaS-Technologie zum Tragen, denn dank häufiger Aktualisierungen und Feinabstimmungen auf der Grundlage neuer Informationen können Teams schneller intelligentere Entscheidungen treffen, während sie mit Unsicherheiten umgehen.
Sind Sie bereit für den Ansturm?
Die Vorbereitung auf eine große internationale Veranstaltung ist zweifellos ein gewaltiges Unterfangen. Doch mit den richtigen Strategien, Technologien und Plänen können Hoteliers diese gute Gelegenheit nutzen und zu etwas Spektakulärem machen.
Verpassen Sie nicht Ihren großen Auftritt auf der großen Bühne. Unabhängig davon, ob eine Großveranstaltung kurz bevorsteht oder nicht, G3 RMS hilft Ihnen dabei, dass Ihr Hotel keine Einnahmen verschenkt. Kontaktieren Sie uns noch heute um mehr zu erfahren.