Los responsables de revenue, que son un grupo de expertos en su sector, saben que los valores atípicos son importantes. La forma en que ellos y sus colegas de profesión responden a estos días excepcionalmente tranquilos o ajetreados en sus previsiones puede influir de manera significativa en su capacidad para alcanzar los objetivos clave de ingresos y rentabilidad.
Por lo tanto, es normal que, cuando se acerca «el gran evento» tiendan a ponerse en guardia y a estar muy atentos.
Ya se trate de los Juegos Olímpicos, la Copa del Mundo, Eurovisión, eventos de Fórmula 1 o la gira de una superestrella internacional que llega a la ciudad, estos eventos mantienen a los hoteleros en alerta, ya que intentan sacar el máximo partido y adaptarse a las extraordinarias fluctuaciones del mercado que las acompañan.
Lo que los hoteleros deben saber cuando se celebra un evento importante en la ciudad
Aunque es fácil suponer que la celebración de un gran evento en la ciudad significa que los hoteles estarán llenos, entender la repercusión que tiene y saber cómo evitar errores es mucho más complejo.
Estos eventos traen consigo mucho ruido, expectativas y la posibilidad de que se produzcan reacciones exageradas. Entonces, ¿qué deben tener en cuenta los operadores a la hora de prepararse para el próximo evento de gran éxito?
1. Los grandes eventos suelen desplazar la actividad empresarial «habitual»
Con tanta atención centrada en la afluencia de viajeros motivados por eventos, es fácil pasar por alto el hecho de cómo este aumento de eventos afectará a sus huéspedes habituales de grupos y empresas, especialmente en los días previos al evento.
Para muchos viajeros de negocios y grupos, la posibilidad de estar cerca del epicentro de un evento a gran escala es un factor disuasorio importante. Ya sea porque quieren evitar el aumento de los costes impulsado por la demanda del evento, las aglomeraciones, las dificultades a nivel logístico o una combinación de estos factores, los hoteles cercanos al lugar del evento deben prepararse para una posible caída de la actividad de este segmento en los días previos al evento.
IDeaS observó claramente esta tendencia en una selección de hoteles de la zona de Londres durante los Juegos Olímpicos de 2012, y se ha confirmado en los Juegos Olímpicos posteriores. Dicho esto, el impacto exacto que tendrá un evento importante en la demanda de grupos y empresas dependerá de la naturaleza del propio evento. Por ejemplo, esta aversión puede no ser tan pronunciada en el caso de un solo fin de semana de la gira de Taylor Swift o de un evento deportivo en el que las sedes no se anuncian con mucha antelación.
Es fundamental comprender no solo las características (sensibilidad al precio, plazo de reserva, tendencia a cancelar, tendencia a elegir opciones inferiores si hay tarifas disponibles, etc.) de la nueva demanda que se avecina, sino también las del negocio previamente fiable que se verá desplazado.
Hay que tener en cuenta la ecuación de «ganancias/pérdidas netas», especialmente en los días e incluso semanas previas y posteriores a muchos eventos importantes. Sea prudente en su presupuesto y en sus previsiones para que estas grandes oportunidades no acaben quedando por debajo de las expectativas.
2. Se puede encontrar una habitación
Aunque es casi seguro que la ocupación aumentará en los hoteles cercanos durante la celebración de un evento importante, los datos muestran que los viajeros aún pueden encontrar habitaciones disponibles. Por ejemplo, consulte el estudio de STR sobre el impacto que tuvo la celebración de la Super Bowl en los mercados anfitriones. Algunos años, los hoteles están a punto de llenarse, con una ocupación del mercado superior al 95 % (Nueva Orleans 2013 y Phoenix 2015), mientras que otros se sitúan entre el 70 % y el 80 %.
Por supuesto, hay una serie de variables complejas que hay que tener en cuenta, como el entusiasmo de los aficionados, la cantidad total de habitaciones (incluidos los alquileres de corta duración) disponibles en el mercado, la facilidad de acceso al recinto dentro de la zona geográfica, etc., que influirán en la forma en que los hoteleros abordan el evento.
Los Juegos Olímpicos de 2024 fueron otro ejemplo de esta dinámica de los grandes eventos. Durante el periodo previo a los Juegos de París, las expectativas generadas por la escasa oferta de habitaciones y la enorme demanda a nivel individual llevaron a muchos hoteles a subir sus tarifas de manera agresiva. A raíz de ello, los hoteles de París experimentaron un aumento sustancial de aproximadamente el 24 % en la ocupación interanual, pero la ocupación general de la ciudad se mantuvo en torno al 80 % durante los Juegos. Estas cifras de ocupación, junto con las tarifas medias diarias (ADR) en niveles récord o casi récord durante este periodo, muestran que se perdieron claramente algunas oportunidades y, posiblemente, asegurar una demanda que, de otro modo, habría quedado fuera del alcance debido a los precios, mediante estrategias de precios ágiles y orientadas al mercado.
3. La gestión de las cancelaciones y el overbooking es fundamental
Es fundamental que los hoteleros analicen cómo minimizarán el impacto de las posibles cancelaciones de última hora. Es esencial adoptar un enfoque reflexivo y proactivo para desarrollar y aplicar políticas de cancelación, ya que una mala planificación de las políticas genera una mayor incertidumbre y caos de última hora.
Un enfoque probado y eficaz consiste en aplicar restricciones de prepago por fases y periodos de cancelación más largos. Así, en lugar del periodo de peaviso de cancelación estándar, los huéspedes que cambien de planes deberán informar al hotel con un mínimo de entre 7 y 28 días de antelación para evitar perder el importe abonado por adelantado. Cuando los términos y condiciones se comunican de forma clara en el momento de la reserva, los clientes suelen aceptar estas condiciones más estrictas durante los eventos de alta demanda y proporcionará a su hotel tiempo para adaptarse y minimizar el impacto financiero que suponen las cancelaciones.
Los contratos mayoristas son otro posible punto crítico. Muchos hoteles tienen una gran parte de su inventario comprometido en estos contratos para grandes eventos y, aunque estos acuerdos tienen una sólida justificación comercial, ya que garantizan una base sólida de demanda de habitaciones durante todo el año, sus tarifas relativamente bajas pueden afectar negativamente al rendimiento durante los periodos de eventos. Para protegerse ante esta situación, intente negociar condiciones independientes (fechas restringidas, compromisos de bloques más pequeños, tarifas más altas, fechas de liberación anticipadas…) para cualquier contrato o contrato mayorista durante estas fechas de máxima demanda, con el fin de aprovechar las mayores oportunidades de ingresos.
4. Las salas de reuniones y conferencias también son muy valiosas, así que no las pase por alto
No es de extrañar que los espacios para eventos también tengan una gran demanda durante un evento importante, pero la manera de aprovechar al máximo esta demanda no debe quedar en un segundo plano respecto a la maximización de los ingresos por habitaciones, ya que estas oportunidades pueden ser muy beneficiosas para la rentabilidad.
Los eventos importantes son una oportunidad para que las empresas impresionen a sus clientes, por lo que es habitual que las empresas reserven la totalidad de los hoteles y restaurantes. Estos grupos suelen estar dispuestos a pagar un precio elevado por el espacio adecuado para entretener a sus invitados.
Los hoteles deben considerar la posibilidad de establecer consumos mínimos de alimentos y bebidas de primera calidad para cualquier grupo de negocios que busque espacios para eventos. También es importante que los equipos comerciales tengan en cuenta el panorama general y eviten basar sus decisiones únicamente en las métricas del informe STR.
Tenga en cuenta el valor total y la rentabilidad de cualquier oportunidad de grupo y compárela con la demanda individual y la de otros grupos. Recuerde que no se necesita un gran gasto en comida y bebida para superar los ingresos y, en última instancia, los beneficios generados por los grupos que solo reservan habitaciones o los huéspedes individuales.
5. Planifique con antelación y prepárese para cambiar de estrategia si es necesario
Los grandes eventos requieren una planificación exhaustiva. Para sacar el máximo partido a estos eventos y posicionar su hotel para el éxito, deberá comenzar a planificar y definir su estrategia lo antes posible. No espere para empezar a definir cuáles son sus políticas ideales de cancelación, pago, contratación y verificación para un evento. También es importante comenzar pronto a definir cuál es la cantidad “adecuada” de bloques de grupo que se deben comprometer para un evento y analizar cómo afectarán a su negocio a largo plazo las medidas tomadas para alcanzar esa combinación objetiva de reservas en grupo e individuales.
Por supuesto, todo lo que requiere una planificación a largo plazo también requiere un seguimiento. Los cambios inesperados pueden alterar rápidamente los cálculos de cualquier plan, por lo que es fundamental supervisar con sensatez y estar preparado para adaptarse según sea necesario. Tenga en cuenta que hay mucha información que solo aporta ruido o puede ser contradictoria en torno a un evento importante. Las capacidades avanzadas de forecasting y automatización de la tecnología de IDeaS destacan aquí, ya que las actualizaciones frecuentes y los ajustes basados en nueva información permiten a los equipos tomar decisiones más inteligentes y con mayor rapidez mientras se enfrentan a la incertidumbre.
¿Preparado para la acción?
Prepararse para un evento internacional a gran escala es, sin duda, una tarea titánica. Pero con las estrategias adecuadas, la tecnología y los planes correctos, los hoteleros pueden aprovechar lo que se presenta como una buena oportunidad y convertirla en algo espectacular.
No pierda su gran oportunidad. Independientemente de si la celebración de un gran evento está a la vuelta de la esquina o no, G3 RMS le ayudará a garantizar que su hotel no pierda oportunidades de ingresos. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.